Imagine a seguinte situação: todas as conversas que a sua equipe tem com potenciais clientes estão espalhadas por aí, no WhatsApp pessoal de cada representante do seu time comercial. Você não tem como mensurar o sucesso das suas ações e nem mudar qualquer estratégia, já que não sabe o que está dando certo ou não.
Provavelmente, essa é a realidade da sua empresa. Aqui neste texto, porém, estamos falando do Instituto Brasileiro de Ensino, Desenvolvimento e Pesquisa (IDP); instituição que atua há mais de 23 anos no mercado, com sedes em Brasília e São Paulo.
Em uma extensa história, que começou com cursos de direito e expandiu para as mais diversas frentes, o IDP lançou, em 2020, cursos de pós-graduação online. E foi uma das primeiras instituições de ensino brasileiras a oferecer essa modalidade completamente remota, com aulas 100% ao vivo.
Com a aceleração do digital dos últimos dois anos, o IDP percebeu que precisava de um grande aliado para se comunicar com seus potenciais clientes: o WhatsApp.
Entre profissionais ocupados e chamadas perdidas, IDP preferiu a flexibilidade do WhatsApp
“Como você liga e conversa com um juiz que ficou o dia inteiro em audiência?”, pergunta José Moraes, Commercial and Intelligence Manager do IDP.
Com um perfil de público que passa por procuradores, advogados e delegados, todos ocupadíssimos, o instituto tinha o desafio de ter uma comunicação efetiva com seus leads.
Gabrielle Rocha Sarmento, Head de Marketing, afirma que foi assim que o WhatsApp tornou-se o principal meio de comunicação da empresa. “Nossos leads não atendiam muito ao telefone, não respondiam aos e-mails… a gente até tinha um chat no site, mas a procura era pequena.”
Hoje, José conta que aproximadamente 80% de todas as conversas que a empresa mantém são pelo WhatsApp.
“Temos uma média de 30% de resposta pelo telefone, mas não conseguimos falar com muita gente, e as pessoas desligam o celular durante o trabalho”.
Descentralização de dados e operação manual também eram grandes desafios do instituto
Mesmo com a forte aderência dos leads ao WhatsApp, restavam outros desafios relacionados à comunicação com os potenciais clientes, e o IDP precisava resolvê-los.
“O que incomodava era que cada vendedor entrava em contato com os leads, e a gente não sabia o que estava acontecendo – qual era a conversa, o que tinham enviado, se estava ou não dentro do padrão do IDP”, diz Gabrielle. “No começo, eles copiavam a conversa e colavam no HubSpot, a Treble foi uma mão na roda.”
Ao serem questionados sobre o tempo perdido com esse copia/cola, eles não têm uma informação tão precisa, já que o uso do WhatsApp pessoal pela equipe de vendas dificultava essa análise.
Mas José arrisca: “Se entravam 20 leads para um vendedor, vamos supor que ele perde 30 segundos só pra cadastrar o contato no WhatsApp. Estamos falando aí de, aproximadamente, 10 minutos em que poderia estar mandando mensagens, por exemplo.”
IDP utiliza a automação de WhatsApp de ponta a ponta no processo de vendas
Atualmente, o IDP utiliza a automação de WhatApp principalmente nos seus processos comerciais. Assim que o lead passa pelo processo de análise e qualificação da equipe de marketing, a equipe comercial entra em jogo com uma sequência de contatos,que envolve a realização de uma chamada telefônica.
Se a pessoa não atende a chamada, eles já passam direto ao WhatsApp para não perder a oportunidade. E é por aí que o contato continua, até que a pessoa vire aluna do Instituto de Ensino.
Nos últimos estágios de matrícula, até as fases de envio de contrato e pagamento são feitas pelo WhatsApp. Ou seja, toda a jornada de compra é facilitada pelo app, que ainda está diretamente integrado ao CRM utilizado pelo IDP, HubSpot, para que a equipe de vendas não tenha mais que fazer o trabalho manual de copiar e colar informações no sistema.
Taxa de resposta chega a 45% com WhatsApp, e mensagens agora têm o “padrão IDP”
“Hoje eu sei que a gente tem, em média, 40% a 45% de taxa de resposta”, diz José. “Praticamente metade das mensagens que a gente manda tem retorno, e eu consigo ver a nossa equipe conversando com os leads pelo chat em tempo real, o que é ótimo até para feedbacks.
Um outro ponto de melhoria é que a própria equipe se sente mais integrada com o uso do WhatsApp junto ao HubSpot, já que é possível fazer transferência de agentes dentro da plataforma, o que acaba sendo mais profissional do que ter que pedir ao colega de trabalho que adicione um novo contato no seu aparelho pessoal.
E, por fim, todas as primeiras mensagens com um lead agora têm o padrão de qualidade do IDP – à medida que as conversas evoluem, outros recursos como a personalização são adicionados ao longo do caminho.
Tudo isso levou o número de conversas do IDP a aumentar 7 vezes em apenas 3 meses. Agora, o Instituto se prepara para desenvolver mais ações de marketing no WhatsApp, automatizando outros processos e tomando à frente como uma instituição de ensino líder no Brasil.
Se você chegou até aqui, pode ter se identificado com o IDP – sua equipe de vendas tem perdido tempo com operações muito manuais, os leads esfriam por falta de contato imediato e acaba sendo muito fácil perder a rastreabilidade das conversas.
Para solucionar esses desafios, você pode sempre contar com a Treble.ai e com a nossa equipe especializada em automação. É só clicar no banner abaixo para falar com nossos especialistas e saber como podemos escalar a sua comunicação por meio do WhatsApp:
Karina Menezes
Head de Marketing da Treble no Brasil, é graduada em jornalismo pela UFPA e possui MBA em Digital Data Marketing pela FIAP. Foi trainee do Estadão e atuou com marketing de conteúdo e inbound marketing em startups como Pagar.me, Stone Pagamentos e idwall.